¿Qué debe tener en cuenta un sistema de gestión de inscripciones online?

Cada vez son más las “cosas” a las que podemos inscribirnos o apuntarnos a través de Internet. Pero, ¿qué debe tenerse en cuenta en un sistema de gestión de eventos e inscripciones online para que sea completo, lógico, seguro,… ?

Cuando hablamos de inscribirnos a “algo” abarcamos un espectro muy amplio; podemos inscribirnos a un curso, evento, prueba deportiva, ….
Para no andar repitiéndonos, a partir de ahora usaremos el término “evento” de forma genérica sabiendo que podemos estar haciendo referencia a todo lo comentado anteriormente.
Para disponer de un buen proceso de gestión de inscripciones a eventos, el sistema debería tener en cuenta los siguientes hitos:

  1. Creación del evento
  2. Divulgación del evento
  3. Inscripción al evento
  4. Gestión de las inscripciones realizadas en el evento
  5. Feedback sobre el evento al usuario inscrito en él

CREACIÓN DEL EVENTO

Los administradores o gestores del evento deben disponer de un sistema adecuado para poder crear eventos. Cuando creamos un evento lo ideal es crearlo con el máximo detalle posible para dar una información completa a los usuarios. Datos como una descripción resumida del evento, lugar en el que se celebra, fechas y horarios son esenciales, así como si es gratuito o no. Pero si incluimos otros detalles como un resumen más detallado del mismo, a quién va dirigido, quién lo organiza, formas de pago disponibles (cuando se trate de eventos no gratuitos), ampliaremos la información del evento lo que seguramente ayude a ampliar el número de usuarios que se inscriban a él.

Algo que también es primordial es disponer de unos datos mínimos de contacto, como teléfono y email, para que el usuario pueda resolver cualquier duda que le surja sobre el evento.

¿Y para que es necesario toda esta información? Para evitar perder posibles inscripciones simplemente por pequeñas dudas que se le pueda presentar al usuario y que no sepa cómo resolverlas.

DIVULGACIÓN DEL EVENTO

Una vez creado un evento hay que difundirlo de manera que llegue al máximo número de usuarios posible, o al menos, al tipo de usuarios hacia los que esté orientado el evento.
Para ello se pueden usar distintos medios. Uno de los principales sería publicar el evento con un detalle lo más completo posible en la Web desde la que se puede realizar la inscripción. Además se pueden incluir referencias al evento (sin necesidad de mostrar toda la información completa del mismo) en distintos sitios como: boletines, rss, noticias, etc. Incluso se pueden usar las redes sociales para difundirlo.
La idea es que en todos estos sitios se muestren los datos esenciales del evento (título y pequeña descripción como mínimo) y un enlace que lleve al usuario a la página donde se muestra el detalle completo del evento, desde la que el usuario debe poder consultar toda la información del evento y si lo desea realizar su inscripción directamente.

INSCRIPCIÓN AL EVENTO

El proceso de inscripción al evento debe ser seguro para el usuario ya que normalmente en este proceso se suelen solicitar datos personales. Esto implica que el sitio desde el que el usuario puede inscribirse al evento debe disponer de un certificado de seguridad y el acceso a todas las páginas que engloban el proceso de inscripción deberá realizarse mediante el protocolo https se seguridad.

También es importante que sea usable e intuitivo. Lo ideal es solicitar al usuario el mínimo número de datos necesarios ya que en general cuando hay que ponerse a completar datos da mucha pereza ver que tenemos por delante un formulario infinito…
Si es necesario solicitar al usuario varios datos, lo mejor es que se vayan pidiendo en bloques distintos, incluso en distintos pasos. Por ejemplo:

  • datos personales
  • datos de la empresa
  • datos de pago
  • etc.

A veces las inscripciones a un evento pueden requerir de dos fases, una primera en la que el usuario hace una “reserva de plaza” y una posterior donde una vez le confirmen que dispone de plaza libre para el evento, el usuario debe finalizar su inscripción. En este caso, en la primera fase sólo se deben requerir los datos esenciales del usuario y ya una vez que se le otorga la plaza en el evento, se le requerirán el resto de datos.

Es útil que antes de finalizar la inscripción se le muestre al usuario un resumen de la misma donde aparezca tanto los datos del evento como los datos que ha completado el usuario. Así el usuario antes de confirmarla puede echar un vistazo y repasar toda la información de la inscripción.

Una vez confirmada la inscripción, lo ideal sería que se enviara por email una copia de la misma al usuario para que tenga un resguardo de su inscripción por si necesita en un futuro realizar alguna reclamación, anularla, etc.

GESTIÓN DE LAS INSCRIPCIONES REALIZADAS EN EL EVENTO

Los usuarios que se encargan de gestionar las inscripciones a un evento (a partir de ahora “gestores”), deben disponer de una herramienta ágil que les permita poder gestionarlas de forma rápida.

¿Qué puede ser útil para un gestor de inscripciones?

  • Disponer de un buscador donde localizar el evento cuyas inscripciones se desean gestionar.
  • Una vez localizado el evento, disponer de un buscador donde poder encontrar fácilmente una inscripción concreta (por ejemplo, indicando la referencia de la inscripción o los datos del usuario inscrito) o donde poder localizar varias inscripciones a la vez (por ejemplo todas las inscripciones pendientes de validar o sin pagar).
  • En el listado donde se muestran las inscripciones de un evento, se debe mostrar la información esencial de la inscripción (si se muestra demasiada información podría ser difícil buscar datos en él). Y el resto de información, debería mostrarse en otra página en la que poder ver los datos detallados de cada una de las inscripciones.
  • Desde el propio listado de inscripciones los gestores deben poder gestionar varias inscripciones a la vez; por ejemplo, marcar como pagadas varias inscripciones, validarlas, etc.
  • Igualmente, desde la página de detalle de una inscripción se deben poder realizar las mismas acciones ofrecidas desde el listado, pero en este caso para una inscripción concreta.
  • Otra opción muy útil es la de ofrecer la posibilidad de enviar un email a todos los inscritos a un evento para comunicarles algún cambio en el mismo o datos que deben tener en cuenta a la hora de asistir, etc.

Si tenemos en cuenta todos estos detalles, se puede facilitar mucho la gestión de inscripciones a los gestores para que no se convierta la gestión de las mismas en algo ineficaz.

FEEDBACK SOBRE EL EVENTO

Por último, una vez finalizado el evento, puede ser interesante tener feedback en ambos sentidos:

  • Por un lado, puede existir la necesidad de enviar a los usuarios que han asistido al evento información relacionada con el evento. Puede ser documentación asociada al mismo, información sobre otros eventos similares o próximas ediciones del mismo, un certificado de asistencia al evento, etc.
  • Por otro lado, también es útil poder recibir feedback por parte de los usuarios que han asistido al evento. Por ejemplo, se puede realizar una encuesta en la que se recojan las opiniones de los usuarios acerca de cómo ha ido el evento para tener presente las quejas, comentarios y propuestas de los usuarios para próximos eventos.

Normalmente esta gestión de información, tanto el envío de información al usuario como la recogida de información proporcionada por él, suele ser llevada a cabo por los gestores del evento. Disponer de herramientas que permitan gestionar y trabajar con toda esta información de forma rápida agiliza el procesamiento de la misma.

 

Y con todo esto (y un bizcocho), dispondríamos de un buen sistema de gestión de inscripciones. Como veis no es algo trivial, ni algo que se realice fácilmente. También hay que tener en cuenta que en función del tipo de evento del que estemos hablando, puede que no sea necesario implementar todo lo expuesto. Pero sin duda, disponer de todas estas facilidades supondrá una gran ayuda para gestionar tanto el evento como sus inscripciones.

¿Y quién puede ayudaros a desarrollar este sistema? Tic, tac, tic, tac….  Pues Adimedia!! Consúltanos y seguro que podemos ofrecerte algo que se adecue a tus necesidades.

Si quieres puedes ver algunos ejemplos de webs que ofrecen todo esto entre nuestros proyectos: Euskadinnova, Behobia-San Sebastián, etc.

Una respuesta

  1. Sergi Rodrigues
    May 28, 2017 - 09:11 PM

    Excelente análisis! Me quedo con el último punto, el del feedback sobre el evento. Nosotros hemos estado trabajando y desarrollando un sistema así desde hace ya ocho años, que con satisfacción usan nuestros clientes. Pero nunca habíamos pensado en el tema de incluir una sección de feedback para “después del evento”. Lo añado a nuestro whishlist.

    Por cierto, que tal vez faltaría en vuestro análisis algún tipo de comentario sobre los tipos de pago de una plataforma de gestión de este tipo. Lo digo porqué nosotros, que hemos decidido comercializarla a lo grande este 2017, hemos visto con sorpresa que los precios suelen estar bastante inflados, y lo peor es que en la letra pequeña es donde esconden los gastos. Nosotros le hemos apostado a una tarifa única y muy mínima de 0.25€ por cada inscripción, en modo pre-pago por uso, incluyendo esa cuota TODAS las funcionalidades de la plataforma sin excepción. A sumarle 0.25€ por cada Gigabyte y mes de archivos almacenados por sus inscripciones si es que éstas requieren que los inscritos suban documentos al servidor.

    Les invito a visitarnos: https://inscripciones.de

    Un saludo, Sergi.

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