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Inscripciones a la Behobia – San Sebastián, cronología de un reto

Este año se celebra la 50 edición de la carrera popular Behobia – San Sebastián. Me ha parecido una buena ocasión para rememorar nuestra relación profesional con este evento tan singular.

Hace ya más de 7 años que Iñigo Etxeberria, coordinador general de la carrera, se presentó en las oficinas de Adimedia para pedirnos presupuesto para desarrollar las inscripciones online de la B/SS. Iñigo tenía muy claro que internet tenía que ser a partir de la edición del 2007 el único método de inscripción en la prueba.

Al principio nos pareció un proyecto sencillo, sin demasiadas complicaciones. ¡Qué equivocados estábamos!

Subestimar la envergadura e implicaciones del proyecto nos hizo cometer algunos errores iniciales. De los cuales el que seguramente más han sufrido los participantes han sido las caídas del servidor web durante las primeras horas de la apertura de las inscripciones.

Han tenido que pasar varios años y mucho empeño hasta dar con un proveedor de hosting de confianza que año a año aporta ideas y soluciones para mejorar este momento crítico de apertura de las inscripciones. ¡Un saludo a nuestros amigos de Nerion!

Cada año el servidor funciona mejor y los problemas de saturación son más llevaderos. Tened en cuenta que los recursos económicos con los que cuenta la B/SS no son los de gigantes como Google, Amazon o eBay.

El sistema de inscripción de la B/SS tiene dos características que lo hacen especial y muy complejo:

  1. Es un sistema muy sofisticado.
  2. Da servicio a miles de participantes.

 

Sistema muy SOFISTICADO

En el año 2010, precisamente para paliar los problemas de saturación en la apertura de las inscripciones, se rehizo completamente el sistema de inscripciones. Pasando a una inscripción en varias fases.

  1. Primera fase: inscripción para “habituales 3/5″. Corredores que se han inscrito en al menos 3 carreras B/SS en los últimos 5 años. Cuentan con un periodo de 15 días en el que su plaza está garantizada.
  2. Segunda fase: paso 1 de la inscripción general; la reserva de plaza. La persona interesada se limitará a completar un formulario reducido y simple. Una vez enviado recibirá automáticamente un localizador de su reserva con una fecha límite para el segundo y definitivo paso.
  3. Tercera fase: paso 2 de la inscripción general; formalización de la inscripción. En el segundo paso dispone de un plazo máximo de una semana para formalizar la inscripción, rellenando los restantes datos necesarios con tranquilidad y realizando el pago en la forma escogida (transferencia o tarjeta de crédito).

De esta manera se ha conseguido que sólo haya unos mínimos problemas de ralentización del servidor el día de la apertura de segunda fase (la reserva de plaza). El resto de procesos, en los cuales se realiza el pago, funcionan a toda velocidad.

Pero eso no es todo, además existen inscripciones especiales mediante promociones de los patrocinadores, dorsales solidarios y paquetes turísticos.

Todo ello en lo que respecta a las inscripciones de la carrera “normal”. Hay otras formas especiales de participar en la B/SS que también tienen sus procesos específicos y personalizados de inscripción:

  1. Behobia Txiki
  2. Behobia Gazte. Novedad este año 2014.
  3. B/SS Patinadores
  4. B/SS Discapacitados

De estos procesos, la Behobia Txiki también está suponiendo un reto muy importante porque cada año tiene mayor demanda y probablemente sea el próximo proceso de inscripción que tengamos que optimizar.

 

Dar servicio a miles de participantes

El volumen de participantes es fundamental para entender la complejidad de este proyecto. El efecto y consecuencias de cualquier cambio en el interfaz, cualquier decisión de usabilidad, etc., se multiplica por por miles y miles y pueden llevar a ahorrar o perder muchísimo tiempo tanto a los participantes como a los administradores de este sistema.

En el año 2007, cuando empezamos con el proyecto, se rondaron las 15.000 inscripciones. Este año 2014 el cupo ha sido del doble, 30.000 valientes, y las reservas se han agotado en menos de 20 horas. Récord absoluto de tiempo y volumen desde que se hacen las inscripciones online.

 

El reto continúa

La B/SS es un gran reto para la mayoría de los que participan en ella y también lo es para los que trabajamos para ella. Le deseamos el mejor de los futuros. En Adimedia seguiremos, mientras confíen en nosotros, trabajando duro para que así sea.

¡¡ZORIONAK B/SS!!

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